La loi du 5 mars « révolutionne » pour certains les us & coutumes des comités d’entreprise. Qu’en est-il réellement ?

Guillaume Martin : On en parle depuis un an maintenant et on savait que le législateur entendait instaurer une réelle transparence financière pour les comités d’entreprise et établir des règles d’organisation plus strictes, à l’image de ce qui existe déjà pour beaucoup d’organismes. Donc, nous avons voulu, chez Sémaphores, anticiper un changement attendu en nous préparant bien en amont du travail parlementaire. Notre surprise a sans doute résidé dans le fait que « la transparence des comptes des comités d’entreprise » a fait l’objet d’un article au sein d’une loi bien plus vaste, portant sur la formation professionnelle et la démocratie sociale, mais pourquoi pas ?

Maintenant, le cadre est fixé. Les décrets seront connus sous peu et il est plus que temps, nous semble-t-il, de se mettre en conformité. C’est la raison pour laquelle nous avons, dès le printemps 2013, c’est-à-dire un an avant la discussion du texte au Parlement, pris des initiatives pour informer les élus avec qui nous travaillons pour les alerter et leur présenter les grands enjeux des changements attendus. Car, on en est sûrs désormais, la mise en conformité des us & coutumes actuels des comités d’entreprise sera sans doute plus longue et contraignante que ce qu’ils pensent.

Alors, justement, que doivent faire les comités d’entreprise pour respecter les nouvelles obligations ?

Pierre-Olivier Higi : La règle principale édictée est de mettre en place, pour tous les comités d’entreprise, notamment les plus importants, un système organisationnel et comptable sécurisé et transparent. Mais, pour y parvenir, il faut disposer d’outils, d’un règlement intérieur, d’un plan comptable, autant de dispositifs qui n’existent pas aujourd’hui dans la majorité des comités d’entreprise. Il faut donc les installer, faire les vérifications nécessaires pour tester leur pertinence et leur qualité, préparer le terrain pour les contrôles à venir des commissaires aux comptes. Effectivement, depuis plus d’un an, nous avons mis en place, chez certains des CE que nous accompagnons, des audits à blanc pour préparer leur arrivée et ainsi être prêts le jour J.

En quoi consiste un audit à blanc ?

Pierre-Olivier Higi : L’objectif essentiel de cette intervention est de mesurer le degré de « certificabilité » des comptes. Dans cette perspective, nous nous proposons de déployer la méthode d’intervention qui serait celle du commissaire aux comptes, avec une focalisation sur les principaux facteurs de risques propres aux CE comme les processus « recettes d’activités/créances ayants-droit », achats/fournisseurs, les frais de fonctionnement des élus, les achats (matériels, investissements), le respect de la séparation des 2 budgets fonctionnement/activités sociales ou encore l’examen des données analytiques (commissions). Cette analyse nous amène de fait à interroger l’organisation interne du CE (rotation élevée du personnel, changement de direction, modification/mise en place de procédures et/ou d’outils de gestion, niveaux de délégations internes et procédures de contrôle liées) ; la situation financière du CE (difficultés persistantes, excédent inattendu, situation de trésorerie tendue) ou encore la gestion administrative et comptable du CE (niveau de compétence du personnel comptable, ancienneté, niveau de délégation par le directeur d’établissement, éventuelles difficultés rencontrées). In fine, cela nous permet d’apprécier les forces et faiblesses du dispositif de contrôle interne, par l’analyse des procédures existantes et qui donnent lieu à des tests par sondage.

À l'issue de nos investigations, nous relevons les failles ou insuffisances constatées et les améliorations à apporter sous la forme d'un relevé de recommandations, classées par ordre de criticité, définissant ainsi la feuille de route du CE.

Loi du 5 mars 2014 : Comment les comités d'entreprise doivent-ils se préparer aux nouvelles obligations effectives dès le 1^er janvier 2015 ?

Les journées d'information et d'échanges Sémaphores 2014

Sémaphores, spécialisée dans l’assistance à la gestion des comités d’entreprise et des organisations syndicales, organise, en partenariat avec Secafi et AuServiceduCE, les 28 novembre et 11 décembre 2014, deux journées nationales d’information et d’échanges sur les nouvelles obligations comptables, issues de la loi du 5 mars 2014. À destination des élus et des principaux responsables administratifs des comités d’entreprise des plus grandes entreprises françaises, ces journées, organisées au Cercle interallié des armées, se déclineront en trois temps :

• une matinée d’information et d’échanges avec des experts,
• un après-midi d’ateliers,
• un compte-rendu exhaustif et didactique.

Pour plus d’informations sur les journées des 28 novembre et 11 décembre 2014, vous pouvez contacter Marie Connan au 01 43 90 53 03 / marie.connan@semaphores.fr.

Les nouvelles obligations des comités d’entreprise selon la loi du 5 mars 2014 : revue de détail juridique

Des règles communes à tous les CE, quelle que soit leur taille, et ce, dès le 1^er janvier 2015

• Soumission aux obligations comptables, telles que définies à l’article L.123-12 du Code du commerce (article L.2325-45), dont l’obligation de tenir une comptabilité, même simplifiée, ainsi qu’un rapport de gestion, même simplifié, présentant des informations qualitatives sur leurs activités et sur leur gestion financière.
• Nomination obligatoire d’un trésorier.
• Obligation de conserver, pendant dix ans, l’ensemble des pièces justificatives, à compter de la date de clôture de l’exercice auquel elles se rapportent.

Les comptes et rapports de gestion simplifiés seront arrêtés selon des modalités prévues par le règlement intérieur, par certains élus du comité d’entreprise désignés par lui. Ces documents simplifiés seront approuvés par les membres élus du CE réunis en séance plénière, réunion portant sur un seul sujet et faisant l’objet d’un procès-verbal spécifique.

Dispositions spécifiques selon la taille de votre CE

• Pour les moyens CE, c’est-à-dire ceux disposant de ressources annuelles excédant le seuil des petits CE (153 000 €) mais n’atteignant pas celles des grands CE (cf ci-dessous), nécessité, entre autres et outre les obligations énumérées ci-dessus, de confier la mission de présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable.
• Pour les grands CE, c’est-à-dire ceux remplissant deux des trois critères suivants : effectifs du CE > 50, ressources > 3,1 millions d'euros, bilan > 1,55 million d'euros, nécessité, entre autres et outre les obligations énumérées ci-dessus, de :
  • présenter une comptabilité de droit commun ;
  • nommer un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l’entreprise (mission financée sur le budget de fonctionnement du CE) ;
  • présenter un rapport rédigé par le commissaire aux comptes sur les conventions passées entre le CE et l’un de ses membres ;
  • créer une commission des marchés parmi les membres titulaires, chargée de choisir les fournisseurs et les prestataires du CE ;
  • établir des comptes consolidés.