Rachel Lecendrier,   Responsable Environnement de travail/Santé et services aux collaborateurs, à la Direction RH, a bien voulu  faire le point et répondre à mes questions....

Vous avez annoncé il y a quelques semaines cette initiative d'importance. Pouvez  préciser dans quel contexte elle se situe ?

C'est effectivement pour la Groupe PICIL  une transformation stratégique, humaine et responsable. À l’occasion de son installation dans la Tour APICIL à Lyon, à la lisière de la gare de La Part-Dieu, le Groupe APICIL, acteur majeur de la protection sociale et patrimoniale, a engagé une transformation profonde de ses méthodes de travail.  Ce déménagement, qui regroupe désormais 1 600 collaborateurs sur un site unique (parmi les 2 600 salariés du Groupe), a été l’opportunité de repenser l’organisation autour de deux piliers forts : le zéro papier et le flex office généralisé, y compris pour les équipes dirigeantes.

Quels ont été les principaux éléments déterminants de cette décision?

En fait c'est une  décision révélée par la crise, pensée comme une stratégie...Le zéro papier n’est pas né d’une tendance, mais d’un constat vécu pendant la crise sanitaire liée à la COVID-19. À cette période, le télétravail s’est imposé rapidement, mais les collaborateurs ont été confrontés à une difficulté majeure : ne pas avoir les documents, dossiers et courriers à portée de main. Certains ont dû se rendre sur site uniquement pour récupérer du courrier ou transporter des dossiers chez eux, révélant les limites d’un fonctionnement encore trop dépendant du papier. Cette situation a agi comme un déclencheur, confortant le Groupe APICIL dans sa réflexion à repenser ses pratiques. Le zéro papier est alors devenu une réponse stratégique et organisationnelle, visant à fluidifier le travail à distance, sécuriser les données, et moderniser durablement les méthodes de travail.

Le déménagement dans un Immeuble de Grande Hauteur (IGH) a également influencé cette décision. En effet, la réduction de la charge calorifique liée à l’absence de papier contribue à la sécurité du bâtiment. Par ailleurs, la sécurité des données est renforcée grâce à la digitalisation des processus, qui permet une meilleure traçabilité et une protection accrue des informations sensibles.

Flex office et télétravail : vers une organisation agile et collaborative

Le flex office, généralisé à tous les étages et à tous les niveaux hiérarchiques, accompagne cette transformation. Il favorise la mixité des équipes, la collaboration transversale et une meilleure utilisation des espaces. Couplé au télétravail, désormais bien ancré dans les pratiques, il permet aux collaborateurs de travailler de manière plus autonome, plus mobile et plus connectée.

C'est tout de même une importante  transition culturelle ?

La suppression du papier n’a pas été sans résistance. Habitués à des années de travail sur support physique, certains collaborateurs ont eu du mal à s’adapter. Des demandes de dérogation ont été formulées, mais le Groupe a maintenu le cap. « Le zéro papier est désormais la norme, comme le télétravail l’est devenu chez soi », rappelle Philippe Barret, directeur général du Groupe APICIL.

Pour accompagner cette transition, le Groupe APICIL a mis en place un dispositif complet de communication et de formation :
 

1. Animation d’un réseau de référents dans les différents services.
2. Communication locale portée par ces référents auprès de leurs équipes.
3. Formations sur site pour faciliter la prise en main des nouveaux outils.
4. Webinaires de formation accessibles à tous les collaborateurs.
5. Implication d’un Change Manager pour piloter le changement et garantir la cohérence des actions.

La tour APICIL, moderne et fonctionnelle, incarne une vision tournée vers l’avenir, où les pratiques « old school » laissent place à une organisation agile, responsable et sécurisée. Le zéro papier, loin d’être une contrainte, devient le symbole d’une modernité assumée, portée par l’innovation, la conscience environnementale et une stratégie RH tournée vers l’efficacité collective.