Il est important d'apprendre à gérer les flux d'information.

Quelques règles de base:

1- Inutile de laisser ouverte sa boite mail en permanence. Si vous devez travailler, ou sortir, fermez votre boite. Vous ne récupérerez vos mails qu'à votre retour. Celà peut prendre du temps. Mais ce n'est pas grave. Et vos interloccuteurs ne pourront pas vous reprocher de tarder à répondre.

2- Un mail n'est jamais urgent, sauf mention dans son objet. Il faut donc hiérarchiser les mails à lire.

3- Il faut apprendre à utiliser sa boite mail. On n'envoit pas un message en mettant "tout le monde" en destinataire. Au contraire, on indique clairement la ou les personnes naturellement destinataires du message, et la ou les personnes naturellement en copie. Les autres personnes amenées à recevoir ce mail sont mises en "copie cachée". CEci afin de limiter le volume de mails en réponse. Seuls les destinataires pourront répondre.

4- On ne répond jamais "à tous". On ne réponds qu'à l'émetteur du mail. Répondre à "tous" est impoli, et génère très vite une difficulté de gestion de l'information. Si vous devez communiquer le même message à un groupe de destinataires, il faut créer une mailling list, (mode à sens unique) ou une adresse de correspondance groupée (mode d'échange égal), du type groupe@maboite.com

5- On archive scrupuleusement les messages avec leurs réponses. Et on fait rapidement le tri en les enregistrant hors du serveur. Si des messages sont polémiques, on en sort une copie pour soi, avec les réponses. La copie papier est un bon moyen de gérer les mails également.

6- On ne réponds pas au dernier message arrivé, mais au plus ancien, pour reprendre l'historique. Cependant, il est utile de regrouper les messages par sujets de discussion (thread).

7- Finalement, il faut également respecter les règles d'utilisation de l'outil "email" mis à la disposition par l'employeur, règles qui doivent avoir été fixées dans un réglement intérieur communiqué ou rendu public.

Cordialement,

Ariel DAHAN

Avocat

Le stress généré par la communication, notamment via des e-mails, peut résulter de plusieurs facteurs :

Tout d'abord, l'aspect "interruptif" : Quand on est plongé dans un travail de réflexion intense (résolution d'un incident informatique par ex) et qu'on voit s'afficher la notification d'un message, surtout s'il vient d'une "haute" hiérarchie, on a tendance à s'interrompre pour y aller voir de suite, et après il faut retrouver le fil de ses idées... Si cela arrive de nombreuses fois dans la journée, la fatigue est réelle.

Il y a ensuite, comme il a été dit, les "invitations" à répondre ou à traiter le sujet. Cela peut être ressenti comme un véritable harcèlement. D'autant plus lorsqu'il s'agit - c'est la plupart du temps le cas - d'un message collectif disant, par exemple, qu'il est temps de valider son suivi d'activité, et qu'on l'a déjà fait.

Et ensuite, il y a le contenu... De plus en plus, les entreprises adressent à leurs employés des messages "corporate" louant les valeurs de l'entreprise, se félicitant de ses succès commerciaux, etc, etc, alors que parfois, dans le même temps, il y a un plan social en cours. Ceci est ressenti comme une insulte, un dénis, du mépris.

Et puis il y a l'aspect "sens unique imposé" : dans de tels messages adressés à l'ensemble du personnel, le salarié qui se hasarde à faire une "réponse à tous" prend le encourt, via le réglement intérieur, des sanctions parfois lourdes, alors que lorsque les annonces sont faites en groupe de vive voix, il est plus facile d'y répondre, surtout si un représentant du personnel ou syndical est présent.

Avez-vous eu des cas de sanction pour avoir répondu "au groupe"?

Je suis intéressé par tout retour d'information. Je ne vois pas en effet comment la libre expression et surtout la "réponse" à un message peut être soumise à sanction. (tant que la réponse reste dans les normes admises, et n'est pas en elle-même illicite).

Cordialement,

Ariel DAHAN

On peut observer qu les DRH ont fait le choix de se focaliser de plus en plus sur les aspects juridiques en désertant le champs des risques psychosociaux et le stress - à de rares exceptions près.

Les mutations du monde professionnel doivent impérativement faire revenir la fonction RH sur les préoccupations du travail pour accompagner ces évolutions majeures, notamment avec l'apparition et la prédominance des NTIC.

Le DRH est l'acteur essentiel de cet accompagnement et ne doit pas rester passif ou en retrait sur ce sujet. Il doit donc se former sur ces questions du stress et des risques psychosociaux et leur consacrer davantage de temps.

Les réponses apportées à ces questions seront une des solutions pour replacer le DRH au coeur des stratégies d'entreprise.

Je vous confirme que je déplore que la fonction du DRH, dans de nombreuses entreprises, soit cumulée à la fonction de Directeur Juridique. Certes les relations du travail (individuelles ou collectives) sont très "judiciarisées", mais la fonction du DRH est aussi de "gérer" les relations entre l'employeur et ses salariés.

Celà étant je ne partage pas l'avis exprimé à propos du mode "multitâche".

Le monde est devenu "multi-tâche". Dans votre vie quotidienne, vous gérez en permanence plusieurs problèmes et vous faites avancer plusieurs idées à des rythmes très différents.

La seule gestion quotidienne d'une famille suppose des compétences multitâches poussées.

La moindre préparation d'un repas repose de passer en mode multitâche: Il faut, pour repas simple de type entrée plat dessert, suivre la cuisson de plusieurs ingrédients qui n'ont pas le même temps de cuisson, et effectuer des tâches qui doivent se terminer en même temps, alors même qu'elles ne commencent pas en même temps.

Ce qu'on sait faire dans la vie quotidienne, on peut le faire dans la vie professionnelle. Il s'agit essentiellement d'adaptabilité, et de savoir fixer ses limites.

Je connais ma limite en multitâche. Je ne réponds pas aux mails dans la minute. A moins d'avoir la réponse immédiate.

Les NTIC, celà s'apprend.

Ariel